Com prazos cada vez menores para as entregas de projetos, cada vez mais existe menos tempo para adequar os projetos à modelos de processos de desenvolvimento.
Muitas pessoas consideram a implantação de processos desnecessária, ou ainda uma atividade de peso morto, que só faz perder o precioso tempo para "de fato" efetuar tarefas que tragam resultados para o projeto. Mas a implantação de um processo não ajudaria em nada?
Uma vez que exista um processo pré-definido na empresa, e todos devam segui-lo, ou pelo menos seguir as fases que se adequem ao projeto em questão, isso traz segurança para a empresa, segurança aos colaboradores, organização, indicadores de performance e, o mais importante, identidade para a empresa.
Vamos avaliar cada um destes itens;
- Segurança para a empresa
Com a institucionalização de um processo na empresa, esta passa a garantir um controle maior sobre os projetos que possui, descentralizando o conhecimento da cabeça dos colaboradores e fazendo com que as informações de cada projeto estejam à disposição de todas as pessoas envolvidas nos mesmo, e principalmente, da própria empresa.
- Segurança para os colaboradores
Uma vez que exista um processo definido, tanto os colaboradores novos como os antigos, saberão exatamente as atividades que deverão executar, e terão a garantia que todos deverão fazer sua parte no projeto, evitando assim sobrecarga de tarefas, ou ainda a tal centralização de conhecimento, que é um problema há muito conhecido e que tanto preocupa colaboradores e empresas.
- Organização
A organização mais padronizada que um processo exige, faz com que se tenha fácil acesso as informações dos projetos, e também se garanta que não se está sendo exigido nada além do que foi negociado. Muitas vezes, a falta de organização nos projetos, faz com que informações importantes como detalhes do escopo sejam perdidas, ou se mantenha somente no e-mail de um colaborador, por exemplo, e a empresa acabe arcando com prejuízos desnecessários.
- Indicadores de performance
Se um processo bem definido for seguido da maneira correta, é possível extrair indicadores de suas fases, de seus projetos e de seus colaboradores, por exemplo. Com base em indicadores, é muito mais simples saber se estimativas estão sendo feitas coerentemente, se existem pessoas que trabalham superando as expectativas, se os prazos estão sendo cumpridos, e uma série de outras informações que contribuem não somente para o crescimento da empresa (que passa a ter um histórico e aprender seu ritmo) como para o colaboradores (que podem até mesmo ganhar uma promoção, se seu desempenho estiver acima do esperado, ou ainda para que estes justifiquem um pedido de aumento de salário).
- Identidade para a empresa
E o mais importante: a empresa passa a ter sua identidade carimbada na maneira de trabalhar de seus funcionários. "A empresa X trabalha desta forma enquanto a empresa Y trabalha desta outra". Quando não há um processo, cada um trabalha à sua maneira, e muitas vezes, quando uma empresa perde um funcionário, perde também boa parte de um projeto, ou ainda o projeto passa a não dar mais o resultado que dava, e a empresa nem saberá o que esperar daquele momento em diante.
Como disse no início do post, para muitas pessoas, a implantação de um processo é desnecessária (ou inconveniente). Obviamente existam as excessões mas um processo é sempre a garantia de que existirá uma qualidade mínima aceitável nos padrões de qualidade de uma empresa.