Organização e a "Penseira" de Dumbledore (Harry Potter)

via blog.djarumbeasiswaplus.org

Harry Potter: "O que é isso?"

Dumbledore: "Isso é chamado de Penseira. Às vezes eu acho, e eu tenho certeza que você conhece este sentimento, que eu simplesmente tenho muitos pensamentos e memórias amontoados em minha mente. 

Eu uso a Penseira simplesmente para drenar o excesso de pensamentos, derramá-los na bacia, e examiná-los a seu lazer. Torna-se mais fácil detectar padrões e ligações, compreende, quando estão sob esta forma.. " 

Harry: "Você quer dizer ... que estas coisas são os seus pensamentos?"

Dumbledore: "Certamente."

No filme "Harry Potter e o Cálice de Fogo", Harry e Dumbledore conversam sobre a Penseira. Mas o que é a penseira, e o que isso tem à ver com organização?

A Penseira é uma bacia mágica de pedra que serve para rever pensamentos ou lembranças. Ou seja, você tira a lembrança da sua cabeça, coloca nessa bacia, e depois pode analisar com calma cada uma delas.

Hum.... isso é uma técnica de organização muito boa. Mas, infelizmente, não possuímos a Penseira de Dumbledore. Como fazer?

Acho que podemos "improvisar" usando o Google Tasks e o Google Calendar =)

Essas duas ferramentas, além de estarem à disposição gratuitamente para quem tem um e-mail do Google, são bastante poderosas se você usá-las como ferramentas de organização. Veja algumas das vantagens:

• Você pode adicionar todas as tarefas que não pode (ou não quer) esquecer na sua lista do Google Tasks, de maneira bem fácil e rápida;
• Você pode ter várias listas diferentes, uma para cada contexto, por exemplo:
• Atividades profissionais;
• Atividades domésticas;
• Atividades esportivas;
• Suas tarefas podem possuir uma data limite para serem feitas;
• Estas tarefas podem ser exibidas no seu Google Calendar;
• Você pode agendar seus compromissos no Google Calendar e configurar com que antecedência você quer receber um lembrete sobre a tarefa específica;
• Você pode compartilhar seus compromissos do Google Calendar;
• Existem aplicativos gratuitos que se integram à sua lista de tarefas do Google (ex.: Astrid, Tasks Free) e também ao seu Google Calendar.

Se você ainda não conhece ou nunca usou estas ferramentas, você pode encontrar explicações neste tutorial do Google. 

Até a próxima!

Gerenciamento de tempo - Parte II (será??)

Em meu último post falei sobre a técnica que estava aplicando para mapear onde eu estava investindo meu tempo durante o dia de trabalho.

Google images

Bom, após algumas semanas pude observar meus dias de uma perspectiva bem diferente, e  pude definir metas mais realistas para serem atingidas.

Pude notar uma melhora muito significativa em relação ao tempo que posso controlar (socialização, breaks, foco), e em relação ao tempo que não posso controlar (tempo de deslocamento, trânsito pesado, etc).

Mas será que eu estava realmente "gerenciando meu tempo"?

Ou será que eu aprendi a me organizar e organizar melhor minhas atividades?

Organização é a chave de tudo!

Aprendi também que não podemos controlar o tempo, mas podemos aproveitá-lo da melhor maneira possível.

Compartilho um vídeo muito bacana sobre produtividade que agregou novos pontos de vista à minha rotina: Produtividade Ninja - Seiiti Arata

Até a próxima!

Gerenciamento de tempo - Parte I

Oi pessoal!

Depois de alguns meses, volto a publicar no blog. O que me impediu de publicar algo antes? A correria, a rotina, o cansaço, as férias... é... tudo isso... mas isso tudo foi fruto do mau gerenciamento do meu tempo. 

Mas peraí... eu por acaso não publiquei este post, e depois este, dando justamente ideias para melhorar o controle do tempo e a produtividade? Hora de pôr a teoria em prática. 

Estudando mais alguns artigos e materiais (emprestados de colegas inclusive) agrupei algumas práticas que parecem estar funcionando pra mim =)

Eu havia prometido fazer o teste durante um mes, então vamos começar!

via trii.com.br

O primeiro passo foi descobrir onde eu estava gastando meu precioso tempo. Imaginei um dia normal, e coloquei uma estimativa percentual de como que eu imaginava que gastava meu tempo em cada tipo de atividade, e outro informando o que eu imaginava ser o ideal a ser gasto em um dia.

Rastreei uma semana, dia por dia, apenas anotando o tempo que eu levava para cada atividade. Gerei um gráfico e bah! É impressionante o que a gente descobre da nossa rotina quando coloca as informações "na ponta do lápis".

Eu fiz esta uma planilha no Google Drive pra ajudar. Lá eu coloquei o horário de início e fim de cada atividade do dia. Com estas informações, foi possível traçar um comparativo percentual entre Estimado x Realizado x Ideal no final de cada dia.

Você pode acessar a planilha por aqui e fazer  download para tentar rastrear seu dia também.

O próximo passo, é reavaliar as metas, e correr atrás para atingí-las. Uma dica legal (agora que temos que mensurar o que está causando mais problemas no nosso dia) é usar o Princípio de Pareto (ou Princípio 80/20) que diz que "se resolvermos cerca de 20% das causas, eliminaremos cerca de 80% dos problemas".

Aguardem a Part II deste post, e até a próxima!

Aproveite suas manhãs (e seus dias)!

via careernotes.ca

Li um artigo muito interessante chamado "What The Most Successful People Do Before Breakfast", que fala sobre como aproveitar melhor o tempo e principalmente o turno da manhã para resolver suas pendências.

Gerenciamento de tempo é um assunto que sempre dá pano pra manga... mas essas dicas simples me fizeram repensar muitas atitudes que podem facilmente tornar as manhãs e mesmo os dias mais produtivos.

Eu vou fazer esse teste por 1 mês, depois comento o resultado =)

1) Rastreie seu tempo

Anote as coisas que você faz (e acho uma boa ideia anotar o tempo médio que você leva para fazê-las também), desta forma você irá descobrir onde e em que você anda gastando seu tempo.

De repente, você descobre que anda desanimado e cansado por estar dormindo pouco, ou por não estar se alimentado com calma, ou por ser desorganizado. Daí é mais fácil de resolver, certo?

2) Imagine a manhã (ou dia) perfeito

Após mapear o que você anda fazendo, imagine que coisas você gostaria de fazer durante sua manhã ou durante o seu dia que o fariam se sentir melhor - na vida pessoal e na vida profissional.

Dar uma corrida? Ler aquele livro que está na prateleira há horas? Olhar sua rede social favorita? Tomar um bom chimarrão? Estudar uma nova tecnologia? Propor ideias que irão facilitar o andamento do seu projeto? Diminuir sua lista de pendências no trabalho? Organizar sua TO-DO list do dia?

3) Pense na logística

Como estas atividades que tornariam sua manhã ou dia perfeitos se incorporariam com o estilo de vida que você leva hoje? Que "inutilidades" são descartáveis na sua rotina? Nada é impossível. Esqueças as desculpas esfarrapadas que você tem para tudo! Principalmente as muito boas! (nota pessoal: essa é a parte mais difícil!)

4) Construa o seu novo hábito

O passo mais importante: coloque em práticas seus desejos.

Pra facilitar, seguem mais 5 dicas de como fazer:

4.1) Comece devagar: durma uns 15 minutos mais cede e acorde uns 15 minutos mais cedo do que de costume, até que você consiga pôr seu novo "cronograma" em prática.

4.2) Monitore sua energia: cuide de sua saúde e tenha pessoas que o torçam pelo seu sucesso por perto (papo de auto-ajuda? Pode ser, mas que faz bem... faz).

4.3) Escolha um novo hábito por vez para pôr em prática: não adianta querer mudar o mundo todo de um a vez só. Comece aos poucos.

4.4) Mapeie seu progresso: de preferência de uma maneira bem visual e de fácil acesso. Ajuda bastante "ver" o que está sendo feito.

4.5) Motive-se: prometer-se alguns mimos ajuda na motivação. Presentei-se pelos bons resultados.

Uma observação muito importante: seus novos hábitos devem lhe proporcionar prazer, e não ser um martírio na sua vida.

5) Revise seus hábitos

A vida muda, e os (bons) hábitos devem estar adequados as suas mudanças. Avalie de tempos em tempos o que está e o que não está funcionando na sua rotina, e mude seu plano se necessário.

Gostou? Tente também!

Até a próxima!

Levantamento de Requisitos - 5W2H

via imagens.tiespecialistas.com.br

Existem várias maneiras de se obter informações sobre um determinado requisito, principalmente para garantir que ele fique cada vez mais completo.

Uma dessas técnicas, conhecida como 5W2H, ajuda a construir de maneira simples as principais informações que um requisito de negócio/software precisa.

A sigla 5W2H vem do inglês, e significa:

What?

O que está atrapalhando seu negócio? O que acontece hoje? O que você gostaria que o sistema fizesse? O que deve ser obtido como produto final do sistema? O que restringe este requisito?

Who?

Quem irá usar o sistema? Quem irá aprovar os requisitos? Quem irá responder às dúvidas? Quem é afetado por este requisito?

When?

Quando os usuários precisarão ter acesso? Quando vocês poderá aprovar os requisitos? Quando poderemos testar? Quando poderemos realizar a entrega?

Why?

Por quê fazer desta maneira? Por quê é preciso fazer isso? Por quê priorizar agora? Por quê não agregar com este outro requisito?

Where?

Onde deverá ser exibido? Onde será desenvolvido? Onde será testado? Onde será acessado pelos usuários?

How?

Como o sistema irá responder? Como deve funcionar? Como deve ser exibido? Como deverá ser documentado? Como você usa? Como você gostaria de usar?

How much?

Quanto tempo temos para desenvolver? Quanto tempo o time do projeto estimou? Quantas pessoas serão necessárias no projeto? Quantas pessoas irão de fato utilizar o sistema?

Gostou? Agora é só tentar aplicar na próxima análise. =)

Até a próxima!